Phần mềm ERP là gì?
Phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning) là một hệ thống ứng dụng công nghệ thông tin tiên tiến nhằm tối ưu hóa quản lý hoạt động kinh doanh, từ việc thu thập, lưu trữ dữ liệu đến phân tích và diễn giải.
Phần mềm ERP. được thiết kế để tự động hóa toàn bộ quy trình liên quan đến tài nguyên doanh nghiệp, bao gồm tài chính, kế toán, nhân sự, hàng hóa, và các hoạt động buôn bán, đây là giải pháp phần mềm được đánh giá là linh hoạt và thích hợp với đa dạng quy mô doanh nghiệp từ tập đoàn đến doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Hệ thống ERP ban đầu được định rõ bởi công ty nghiên cứu hàng đầu Gartner, có trụ sở tại Stamford, Connecticut, Hoa Kỳ. Thành lập từ năm 1970, hệ thống ERP ban đầu là sự mở rộng của hệ thống Hoạch Định Nhu Cầu Nguyên Vật Liệu (MRP) với mục tiêu lên kế hoạch cho quy trình sản xuất.
Đến những năm 1990, ERP đã phát triển mạnh mẽ với việc tích hợp kế toán và quản trị nguồn nhân lực, đánh dấu một giai đoạn mới trong sự tiến bộ của nó.
Phần mềm ERP tích hợp đầy đủ các phân hệ, từ kế toán tài chính, quản lý bán hàng, quản lý mua hàng, quản lý hàng tồn kho, lập kế hoạch và quản lý sản xuất, quản lý dự án, quản lý dịch vụ, quản lý nhân sự, đến các phần mềm báo cáo quản trị và báo cáo thuế.
Các phân hệ này được tích hợp trên một nền tảng duy nhất, tạo ra các báo cáo tổng quan về mọi hoạt động của doanh nghiệp, mang lại sự thuận tiện và khả năng quản lý toàn diện cho người quản lý.
Phần mềm ERP giúp gì cho doanh nghiệp?
Ngày nay, ERP đã trở thành cột mốc quan trọng trong ngành công nghiệp phần mềm quản lý, đặc biệt là tại thị trường Việt Nam, nơi mà nhu cầu tối ưu hóa quy trình kinh doanh và tăng cường khả năng cạnh tranh đang ngày càng gia tăng.
Việc sử dụng phần mềm ERP mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Đầu tiên, nó giúp giảm thiểu chi phí quản lý và điều hành doanh nghiệp thông qua việc liên kết các phòng ban và chuẩn hóa quy trình làm việc. Việc tích hợp nhiều hệ thống quản lý trên một nền tảng giúp giảm bớt nhân sự tham gia và tiết kiệm chi phí đầu tư phần mềm.
Thứ hai, phần mềm ERP cung cấp cảnh báo sớm về chỉ tiêu tài chính, giúp doanh nghiệp tự động hóa các quy trình và tối ưu hóa năng suất. Hỗ trợ kết nối các hệ thống bán hàng phân tán thông qua internet, nó còn tăng cường khả năng bán hàng và doanh thu cho doanh nghiệp.
Thứ ba, ERP cho phép quản trị mô hình tổng công ty, tập đoàn, chi nhánh, và đơn vị công ty con trên cùng một nền tảng phần mềm. Hệ thống mở linh hoạt, dễ dàng mở rộng phạm vi quản lý và thiết kế thêm các phân hệ, tính năng mới theo sự phát triển của doanh nghiệp.
Thứ tư, phần mềm ERP giúp cải thiện hiệu quả các quy trình sản xuất kinh doanh bằng cách tự động hóa các hoạt động và loại bỏ các công việc thủ công không hiệu quả.
Cuối cùng, khi doanh nghiệp phát triển và mở rộng, việc áp dụng hệ thống ERP giúp chuẩn hóa hoạt động và quy trình sản xuất kinh doanh, làm cho quá trình mua sắm hoặc sáp nhập công ty trở nên nhanh chóng và dễ dàng.
ERP: Giải pháp quản lý nguồn lực của doanh nghiệp
Phần mềm ERP là một giải pháp quản trị tổng thể, hỗ trợ chủ doanh nghiệp quản lý toàn bộ nguồn lực của doanh nghiệp, từ nhân lực, tài lực đến vật lực. Đồng thời, nó hỗ trợ các bộ phận thực hiện nghiệp vụ và chia sẻ thông tin một cách hiệu quả thông qua quy trình xử lý công việc đã được quy chuẩn khi thiết kế phần mềm.
Trong hệ thống ERP, hai chữ R và P chủ yếu tập trung vào ý nghĩa cốt lõi của giải pháp quản trị nguồn lực của doanh nghiệp này.
R: Resource (Nguồn lực) Trong bối cảnh kinh doanh, nguồn lực bao gồm tài chính, nhân lực và công nghệ. Trong ERP, nó không chỉ đơn thuần là nguồn lực mà còn là tài nguyên cần được tối ưu hóa. Điều này bao gồm:
- Đảm bảo mọi phòng ban có khả năng tận dụng nguồn lực để hỗ trợ công ty.
- Lên kế hoạch và xây dựng lịch trình sử dụng nguồn lực của các bộ phận để đảm bảo sự phối hợp hiệu quả.
- Thiết lập quy trình sử dụng nguồn lực với hiệu suất cao nhất.
- Cập nhật thông tin về tình trạng nguồn lực của công ty một cách chính xác và kịp thời.
- Thực hiện thay đổi văn hóa kinh doanh cả nội và ngoại vi công ty để chuyển đổi nguồn lực thành tài nguyên.
P: Planning (Hoạch định) Khái niệm quen thuộc trong quản trị kinh doanh, Planning trong ERP tập trung vào cách hệ thống hỗ trợ công ty trong quá trình lập kế hoạch.
- ERP tính toán và dự báo khả năng phát sinh trong quá trình điều hành sản xuất/kinh doanh, từ việc cung ứng nguyên vật liệu cho mỗi đơn hàng đến duyệt lịch trình sản xuất.
- Hỗ trợ lập kế hoạch cho các nội dung công việc và nghiệp vụ quan trọng, như chính sách giá, chiết khấu, hình thức mua hàng, mô hình sản xuất tối ưu...
- Giảm thiểu sai sót trong xử lý các nghiệp vụ và tạo mối liên kết chặt chẽ giữa văn phòng, đơn vị thành viên, và các phòng ban.
Triển khai hệ thống ERP là quá trình đưa toàn bộ hoạt động doanh nghiệp vào hệ thống tin học, dựa trên các qui trình quản lý tiên tiến. Phần mềm ERP giúp tự động hóa mọi hoạt động, từ kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, đến hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý quan hệ khách hàng, quản lý nhân sự, theo dõi đơn hàng, và quản lý bán hàng. Mục tiêu là đảm bảo nguồn lực, như nhân lực, vật tư, máy móc và tiền bạc, sẵn có đúng lúc và đủ lượng thông qua việc sử dụng các công cụ hoạch định và kế hoạch.
